身為一個都市人，生活中有各種事物搶著要佔據我們的時間，事情做不完是標準配備。然而有時候一天完成後，卻想不出自己完成了什麼事情，有什麼可以拿出來分享的。抑或是一天完成後，覺得要做的事情更多，更爆炸更崩潰了。那，忙成這樣到底是為了什麼？
排山倒海的資訊洪流
一個工程師的大腦裡可能會有這些事項：家人要你花個週末陪他去山上拜拜、客戶與使用者回饋整理出了 45 個功能需求、新上線的功能導致機器不動、朋友揪出遊、情人節快到了該送老婆什麼好、怎麼讓女兒順利入睡、今天週末等下要做什麼、午餐要吃什麼、那個誰誰誰的信還沒回、是不是該健康檢查了、那個 Netflix 的電影好像很好看找時間來看…等等等等。
解決方式一：多工處理
一種方式是同時處理不同事情，比如說開會的時候寫報告、工作時看電視、跟小孩玩時滑手機。表面上來說好像同時做了幾件事情，但若深究下去，也許沒有我們想像中的美好。
無法專心
有些事情是需要專心致志的去處理的，這裡的『有些』指的就是那些我們想做好的、比較複雜的事情。如果同時想專心在兩件不太相干的事情上呢？各位可以試試看，我是做不到的。
舉個多年前的例子，那天是 NBA 總冠軍賽，同時是案子的交付日期。於是我就把工作環境架設在客廳，背景是轉到體育頻道的電視。就這樣愉快的度過一個早上，收看了一場精彩的比賽，以及幾乎沒有動的程式碼。
回想起來每次自己想多工的時候，頂多就是完成複雜性比較低的工作，對於那些需要高度專注／思考的工作來說，常常一顆腦袋都不夠用，哪有辦法跟其他任務一起共用呢？
Context Switch
多工代表著大腦需要在不同的任務中頻繁地切換，這種切換就會遇到一個問題：大腦的暫存區只有 4–9 個，代表如果你有兩個任務在切換，比如說任務 一是去菜市場買紅蘿蔔、大蒜、老薑、芒果、蓮霧、西瓜，任務二是到便利商店買冰棒、牛奶、煎餅。在沒有任何外部工具的幫忙下，很容易就會遺漏（那些不熟悉的品項越容易遺漏）。
上一段提到專心需要大量的腦力，同樣的如果我們還把腦力放在暫存另一個任務的資訊，也會影響當前任務的執行效能。
精神緊繃、焦慮
對我自己來說，因為多工處理能力不太好，變成是在任務一狀態下要一直顧慮任務二，反之亦然。長時間下來其實這種顧慮會造成一種沒來由的精神緊繃，做任何事情時可能都會擔心當下是不是有其他東西沒有做好。想像一個 8 執行緒的電腦，其中有一個執行緒變成專門檢查是不是有其他東西沒做好，那執行的效能最高最高也就是本來的 7/8。
解決方式二：零碎時間的管理
另一種常見的做法，把握零散的時間，期待長尾效應可以在這裏發揮效用。這種把縫隙填滿的做法的確可以為我們爭取到更多時間，但仍然有其限制與副作用。
一天最多就 24 小時
試想一天 24 小時，零碎的時間佔了多少？花費精力在管理，最後可能就是多做了一兩個小時的事，且因為時間零碎的關係，通常就只是把一些雜事處理掉。
可以讓我喘口氣嗎
當我們把零碎時間都拿來『利用』，一開始可能會有突破性的效能進展，但這未必是長久的做法。零碎時間有時候是大腦的休息站，轉場休息的地方。如果被拿走了等於強迫大腦持續工作，而一般人（尤其是需要管理零碎時間的人）的大腦其實沒有這麼耐操。那麼久了一樣會有副作用，就像我們不希望長時間加班一樣，長時間的讓大腦處於工作狀態同樣的對於身心靈不是件好事。
你的心智，有活動的空間嗎？
至少在時間的利用上而言，前面兩種做法都是有效的做法。然而透過壓榨出來的效能，持續性可能不會太好。加上在重要的或是比較不明確的事情上面，我們需要的是更多的腦力激盪、跨界思考、系統思考，這些事情其實需要我們有個澄明的心智才會運作得順暢。
一般人容易把時間跟心智兩個概念綁在一起，以為執行腦力密集、消耗腦力的任務的時候所需要的空間，只要把時間投入下去就可以得到相對應的產出。但既然都已經叫做腦力密集了，那麼需要的就是『腦力』而不僅僅是時間。（在此文中心智 = 心靈 = 腦力）
我們必須把心智跟時間看成不同的維度。這樣比喻好了，如果時間是 HP（血量），那心靈就可以看成是 MP（魔力）。在這遊戲中，每日最大 HP 都是一樣的 86400，每秒持續的扣一，午夜十二點歸零後直接回滿，所有人都一樣。MP 就有趣了，有的人 MP 高、回復得快。有的人整天都在耗損 MP 狀態，而 MP 通常是需要時間來慢慢回復的。
就像我自己可能有時候任務需求需要加班，但通常加班到最後都沒有辦法有什麼太高明的產出，只剩處理雜事的能力。如果一個人一直在做需要思考的事情，到最後一定會耗盡腦力而無法繼續思考。唯有『休息』了一段時間之後才有辦法再繼續。（這裡所謂的『休息』也是個大哉問，每個人不一樣，攏統來說就是能回復精神力的方式）
專注：做該做的事
當我們能分離時間與心智兩個概念的時候，就可以思考如何妥善的運用 HP 與 MP。如何在時間與心智都是有限資源的情況下，完成最多事情？
但等等，我們真的需要完成『最多』事情嗎？也許我們可以做『該做』的就好？
那什事情是『該做』？以下三個關鍵可以幫我們釐清：
關鍵一：紀錄下所有任務
想做好任何事情的第一步：先搞清楚狀況。包含自身的狀態、周圍環境的狀態、整個大環境的狀態。當然我們不可能一下搞清這些事情，但可以做的就是把自己的狀態完完整整的記錄下來。想知道什麼、想做什麼、有什麼該做的。這部分的困難點是在於，紀錄的越詳細才越有辦法貼近現況，只寫一個『我想變強』或是『我要發財』對事情沒有任何幫助。
知己知彼，百戰不殆，不知彼而知己，一勝一負，不知彼不知己，每戰必殆
— 孫子兵法．謀攻
紀錄的時候務必力求具體，比如『我每天要跑步十公里，這樣才會變強』。當然很多東西有可能當下還沒有具體的事項，這些就是下一個關鍵要處理的。
關鍵二：任務的拆分
我們會有很多各式不同想做的事情，但想做不等於知道要怎麼做或是怎麼著手。『我想讓這世界變得更好』可能是某些人的目標，但若想實現目標的話最終靠的還是一個一個具體完成的任務，比如說：『攜帶環保餐具，避免使用一次性用品』、『每天都要扶一個老太太過馬路』。大的任務需要拆成可以執行的小任務才有辦法執行，也才有辦法真正的落實並造成改變。
凡用兵之法，馳車千駟，革車千乘，帶甲十萬，千里饋糧。
則內外之費，賓客之用，膠漆之材，車甲之奉，日費千金，然後十萬之師舉矣。
— 孫子兵法．作戰
從另一個角度看，台上十分鐘台下十年功，越大的目標背後所需的付出是越驚人的。也不用想一步登天，把該做的事情列出來，一個個去完成吧。所謂的具體任務，可以參考 SMART 原則。
關鍵三：建立地圖
當我們有一個想要到達的地方／目標時，我們會需要地圖。關鍵一告訴我們，我們在地圖上的哪裡。關鍵二告訴我們，往目標的路上會經過哪些關卡。而建立地圖呢？就是讓我們可以知道，要往哪走，現在的進度，可能地挑戰等等。地圖讓我們從一個比較宏觀比較客觀的角度去看事物。
道者，令民於上同意，可與之死，可與之生，而不危也；
地者，遠近、險易、廣狹、死生也；
—孫子兵法．始計
建立地圖有兩種方向，一種是從上至下：由目標往現狀推進，另一種是由下至上：由現狀往目標推進。理想狀態是兩種都要有，才有辦法真正的把現狀到目標中間的路連起來。畢竟地圖存在的意義就是，釐清事物之間的關係。
結語
三個關鍵的目的是讓我們有一個指引的地圖。當我們有地圖之後就知道往哪走，而專注其實就是讓自己維持在這條路上，往前走。如此而已。
將近一年前開始將『搞定：工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟』應用在工作與生活上之後寫了一篇心得文。如今因緣際會下又回頭看了這本書以及相關資訊，才發現作者說的比自己理解的多的多。四個字總結：
做對的事
（好像跟沒講一樣）
參考資料
- 孫子兵法
- GTD 作者的 TED 演講
